采購員工作流程的六大注意事項(xiàng) 

  企業(yè)規(guī)模越大，采購金額越高，管理者對(duì)程序的設(shè)計(jì)越為重視。這里將一般采購作業(yè)流程設(shè)計(jì)應(yīng)注意的要點(diǎn)闡述如下：

1  控制關(guān)鍵點(diǎn) 企業(yè)應(yīng)建立以采購申請(qǐng)、經(jīng)濟(jì)合同、結(jié)算憑證和入庫單據(jù)為載體的控制系統(tǒng)，使各項(xiàng)在處理的采購作業(yè)在各階段均能被追蹤管制。譬如在國外采購時(shí)，從詢價(jià)、報(bào)價(jià)、申請(qǐng)輸入許可正、開信用證、裝船、報(bào)關(guān)、提貨等均有管制要領(lǐng)或辦理時(shí)限。

2  注意劃分權(quán)責(zé)或任務(wù) （1）貨物的采購人同時(shí)不能擔(dān)任貨物的驗(yàn)收工作。 （2）貨物審批人和付款執(zhí)行人不能同時(shí)辦理尋求供應(yīng)商和索價(jià)業(yè)務(wù)。 （3）貨物的采購、儲(chǔ)存和使用人不能擔(dān)任帳目的計(jì)錄工作。 （4）貨物審核人應(yīng)同付款人職務(wù)分離。 （5）接受各種勞務(wù)的部門或主管這些業(yè)務(wù)的人應(yīng)適當(dāng)?shù)赝瑤?wù)記錄人分離 （6）記錄應(yīng)付帳款的人不能同時(shí)擔(dān)任付款任務(wù)。

3  注意流程的先后順序及時(shí)效控制 應(yīng)當(dāng)注意作業(yè)流程的流暢性與一致性，并考慮作業(yè)流程所需時(shí)限。譬如，避免同一主管對(duì)同一采購案件作多次簽核；避免同一采購案件在不同部門有不同的作業(yè)方式，避免同一采購案件會(huì)簽部門過多，影響實(shí)效。

4  價(jià)值與程序繁簡相適應(yīng) 程序繁簡或被重視的程度應(yīng)與所處理業(yè)務(wù)或采購項(xiàng)目的重要性或價(jià)值大小相適應(yīng)。凡涉及數(shù)量比較大，價(jià)值比較高或者易發(fā)生舞弊的作業(yè)，應(yīng)有比較嚴(yán)密的處理監(jiān)督；反之，則可略微予以放寬，以求提高工作效率。

5  避免作業(yè)過程發(fā)生混亂 要注意變化性或彈性范圍，以及偶發(fā)事件的因應(yīng)法則。譬如在遇到“緊急采購”及“外部授權(quán)”時(shí)，應(yīng)有權(quán)宜的辦法或流程來特別處理。

6  流程設(shè)計(jì)應(yīng)適應(yīng)現(xiàn)實(shí)環(huán)境

應(yīng)當(dāng)注意流程的及時(shí)改進(jìn)，早期設(shè)計(jì)的處理流程，經(jīng)過若干時(shí)間段后，應(yīng)加以審視，不斷加以改進(jìn)，意適應(yīng)組織變更或作業(yè)上的實(shí)際需要。