采購是一個(gè)企業(yè)生產(chǎn)及經(jīng)營活動(dòng)正常開展的一項(xiàng)企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)。然而，當(dāng)前的社會(huì)現(xiàn)狀，造成了越是大企業(yè)的采購管理，在實(shí)際中采購漏洞時(shí)常出現(xiàn)。下文就為您介紹幾種常見的采購漏洞及其解決方法。
采購管理中應(yīng)該注意的問題及解決方法：采購是供應(yīng)鏈當(dāng)中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，它對(duì)企業(yè)管理是否成功有著巨大的影響。對(duì)任何生產(chǎn)企業(yè)而言，將正確的原材料和半成品以正確的價(jià)格，正確的質(zhì)量在正確的時(shí)間送到正確的地點(diǎn)，是至關(guān)重要的。
在實(shí)際操作中，要把采購當(dāng)成供應(yīng)鏈的一部分進(jìn)行管理。那么該如何杜絕企業(yè)采購漏洞呢?
一、采購流程細(xì)分、采購責(zé)任細(xì)分
我們知道采購活動(dòng)通常分為幾個(gè)步驟：采購計(jì)劃、市場(chǎng)調(diào)查、貨比三家(三字古義為多)、討價(jià)還價(jià)(議價(jià))、選擇供應(yīng)商、合同草簽、合同審批、下單訂貨、貨物驗(yàn)收、品質(zhì)檢驗(yàn)、生產(chǎn)反饋、貨款結(jié)算。不少小企業(yè)，這一系列流程活動(dòng)幾乎是一人承擔(dān)，責(zé)任自然也在一個(gè)人身上。采購員在整個(gè)采購活動(dòng)中擁有絕對(duì)的權(quán)力。采購員與供應(yīng)商之間有地下交易，是十分方便的事情。
如果我們把以上流程活動(dòng)分派給不同的崗位員工擔(dān)任，控制就變得非常簡單了。生產(chǎn)單位下達(dá)采購計(jì)劃，市場(chǎng)調(diào)查、貨比三家由一個(gè)崗位承擔(dān);討價(jià)還價(jià)由一個(gè)崗位承擔(dān);選擇供應(yīng)商與合同草簽由一個(gè)崗位承擔(dān);合同審批由二至三個(gè)管理崗位承擔(dān);下單訂貨由一個(gè)崗位承擔(dān);貨物驗(yàn)收、品質(zhì)檢驗(yàn)、生產(chǎn)反饋本來就是不同崗位在承擔(dān)，不過是他們的責(zé)任更明確;貨款結(jié)算這一環(huán)節(jié)千萬不能讓采購員承擔(dān)，由供應(yīng)商按流程直接到結(jié)算中心結(jié)算。整個(gè)采購活動(dòng)仍然連貫在一起，只不過責(zé)任細(xì)分到了不同的崗位。供應(yīng)商再想行賄其中的某一個(gè)員工沒有意義，行賄全體采購流程上的所有崗位員工相當(dāng)復(fù)雜、相當(dāng)困難!任何一個(gè)稍具商業(yè)頭腦的人都不會(huì)再去琢磨歪門邪道的事兒了，降低成本、保質(zhì)保量，按合同供貨就成了他唯一的選擇。
二、嚴(yán)格挑選采購人員
公司將采購權(quán)限下放給各生產(chǎn)單位，但采購人員的任用權(quán)控制在公司手上。用人單位可以提報(bào)人選，但最終是否選用，還得公司總裁說了算(審批)，防止采、用人員串通一氣。在企業(yè)內(nèi)部又增加了一道防火墻。
三、嚴(yán)格控制采購過程
當(dāng)我們將采購活動(dòng)按流程細(xì)分之后，控制采購過程就變得相對(duì)簡單。所有市場(chǎng)調(diào)查、貨比三家、討價(jià)還價(jià)的信息資料都必須按規(guī)定上報(bào)存檔。合同管理、供應(yīng)商管理更是只能加強(qiáng)，不能放松。除了貨物驗(yàn)收、品質(zhì)檢驗(yàn)、生產(chǎn)反饋在時(shí)時(shí)監(jiān)督采購活動(dòng)成果之外，公司還要另設(shè)監(jiān)察審計(jì)部門進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)控。所有采購人員的所有采購活動(dòng)都在雙向監(jiān)督之下。采購人員的任何不法舉動(dòng)都可能被及時(shí)發(fā)現(xiàn)。
四、所有采購都可追蹤
由于整個(gè)采購流程上的每一個(gè)活動(dòng)都有檔案記錄，任何一項(xiàng)采購結(jié)果沒有達(dá)成目的，都可以迅速查明問題出在哪一個(gè)環(huán)節(jié)，責(zé)任人基本上難逃“法眼”。
五、采購品質(zhì)決定績效
以往采購員一人大包大攬的采購方式，由于采購員是親信，即使采購物品出了問題，往往都是不了了之?？芍^買多買少一個(gè)樣，買好買壞一個(gè)樣。說白了就是工資照拿，回扣照吃。現(xiàn)在不一樣了。采購數(shù)量是采購人員計(jì)算基本工資的主要指標(biāo)，但采購品質(zhì)才是決定采購人員工作績效的KPI(關(guān)鍵績效指標(biāo))。并且我們還要加大績效獎(jiǎng)金的比重。比如說，績效獎(jiǎng)金至少占到采購人員工資總額的百分之五十或更多。讓采購質(zhì)量成為采購人員工資收入的決定因素。